Die Rolle des Auftraggebers im ERP-Projekt
Fragt man nach dem Verantwortlichen für ein ERP-Projekt, fällt der Blick meist auf den Projektleiter. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Verantwortlich für den Erfolg ist der Auftraggeber — in der Regel ein Mitglied der Geschäftsleitung. Diese Rolle lässt sich nicht delegieren, und wie gut sie ausgefüllt wird, entscheidet früh über Gelingen oder Scheitern.
Warum der Projektleiter es nicht sein kann
Ein ERP-Projekt steckt voller Interessenkonflikte. Dem Projektleiter erscheint sein Projekt naturgemäß als das wichtigste. Die IT betreut viele konkurrierende Projekte und Produkte, die alle gleich dringend aussehen. Und für die Fachbereiche ist verständlicherweise das Tagesgeschäft mit den jeweiligen Kundenbedürfnissen am wichtigsten. Wer in diesem Geflecht die Weichen stellt — Prioritäten setzt, Ressourcen freigibt, im Zweifel entscheidet —, kann nur eine Ebene sein, die über allem steht. Genau das ist der Auftraggeber.
Die Kernaufgaben des Auftraggebers
- Rahmen setzen: Ziele, Budget und Prioritäten verbindlich vorgeben.
- Ressourcen sichern: dafür sorgen, dass Fachbereiche und Key-User echte Zeit haben — das Projekt läuft nicht nebenbei.
- Entscheidungen treffen: Eskalationen zügig auflösen, statt sie liegen zu lassen.
- Erwartungen kommunizieren: klarmachen, wer welche Verantwortung trägt — etwa dass Key-User ihre Bereiche schulen.
- Rückhalt geben: das Projekt sichtbar priorisieren und hinter dem Team stehen.
Erst einmal klären: Wer hat den Hut auf?
In vielen Unternehmen haben wir erlebt, dass eine scheinbar einfache Frage nicht spontan zu beantworten war: Wer hat hier eigentlich den Hut auf? Wer entscheidet über das Budget? Wer trifft im Zweifel die Entscheidung? Nicht selten brauchte es mehrere interne Diskussionsrunden, bis ein Mitglied der Geschäftsleitung als Auftraggeber benannt war. Diese Klärung ist kein Formalismus — sie ist der erste echte Meilenstein des Projekts.
Die Projektmanagement-Methodik PRINCE2 formuliert klare Kriterien für diese Rolle (dort „Auftraggeber" bzw. Executive):
- Es ist eine einzelne, eindeutig benannte Person — kein Gremium.
- Sie besitzt die Befugnis, über Budget und Ressourcen zu entscheiden.
- Sie verantwortet den Business Case, also die wirtschaftliche Rechtfertigung des Projekts.
- Sie ist während des Projekts tatsächlich verfügbar und erreichbar, wenn Entscheidungen anstehen.
- Sie trägt die Gesamtverantwortung für den Projekterfolg.
Der Lenkungskreis: alle Interessen sichtbar machen
Der Auftraggeber steht nicht allein — er führt den Lenkungskreis (in PRINCE2 das Project Board). Dazu gehören zwingend zwei weitere Perspektiven:
- Vertretung der Benutzer: Wer vertritt die Interessen der späteren Anwender und stellt sicher, dass das System ihren tatsächlichen Bedarf trifft?
- Vertretung der Lieferantenseite: Wer klärt, ob eine Anforderung überhaupt umsetzbar ist — und in welcher Zeit?
Erst wenn diese drei Perspektiven — Geschäft, Benutzer und Lieferant — besetzt sind, kann der Lenkungskreis tragfähige Entscheidungen treffen, statt sie zu vertagen.
Woran gute Auftraggeber zu erkennen sind
Gute Auftraggeber sind erreichbar, wenn Entscheidungen anstehen, und sie treffen sie auch. Sie schützen das Projektteam vor konkurrierenden Anforderungen, statt selbst zur Engstelle zu werden. Und sie akzeptieren, dass Priorisierung immer bedeutet, etwas anderes hintanzustellen. Unsere Empfehlung aus der Praxis: laufende Projekte vor dem ERP-Start abschließen und nicht mehrere Großvorhaben parallel fahren.
Wenn die Rolle unbesetzt bleibt
Fehlt ein handlungsfähiger Auftraggeber, zeigt sich das schnell: Entscheidungen ziehen sich, Prioritäten wechseln, das Team reibt sich in Konflikten auf, die niemand auflöst. Kein noch so guter Projektleiter kann das kompensieren — ihm fehlt schlicht die Autorität dazu. Deshalb klären wir zu Projektbeginn immer zuerst, wer diese Rolle trägt, und zeichnen ein Projekt-Organigramm, das Verantwortung sichtbar macht.
Fazit
Der Auftraggeber ist kein repräsentativer Schirmherr, sondern die entscheidende operative Instanz für Rahmen, Prioritäten und Rückhalt. Wer diese Rolle bewusst besetzt und ernst nimmt, legt das wichtigste Fundament für ein erfolgreiches ERP-Projekt — noch bevor die erste Zeile Software läuft.